ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา โลกของการจัดงานได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างสิ้นเชิง โดยเฉพาะหลังจากสถานการณ์โควิด-19 ที่ทำให้ผู้จัดงานและองค์กรต้องปรับตัวอย่างรวดเร็ว จากเดิมที่งานส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบออฟไลน์ที่ผู้เข้าร่วมต้องเดินทางมาร่วมด้วยตัวเอง กลายมาเป็นการนำเทคโนโลยีมาผสมผสานจนเกิดเป็น Hybrid Event หรือการจัดงานที่รวมทั้งผู้เข้าร่วมในสถานที่จริงและผู้เข้าร่วมผ่านช่องทางออนไลน์ไว้ด้วยกันในงานเดียว Hybrid Event จึงไม่ใช่เพียงแนวคิดชั่วคราว แต่กลายเป็นมาตรฐานใหม่ที่หลายองค์กรในไทยและทั่วโลกยึดใช้เป็นกลยุทธ์หลัก
เหตุผลหนึ่งที่ Hybrid Event กำลังได้รับความนิยมอย่างต่อเนื่อง คือความสามารถในการขยายการเข้าถึงผู้ชมได้อย่างกว้างขวางกว่าที่เคยเป็นมา องค์กรไม่จำเป็นต้องจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมตามขนาดของสถานที่อีกต่อไป และยังสามารถดึงดูดผู้ที่อยู่ต่างจังหวัดหรือต่างประเทศให้มีส่วนร่วมได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายและเวลาในการเดินทาง ตัวอย่างเช่น งานสัมมนาธุรกิจในกรุงเทพฯ อาจมีผู้เข้าร่วมจากเชียงใหม่ ภูเก็ต หรือแม้กระทั่งจากต่างประเทศเข้ามาร่วมผ่านระบบออนไลน์ได้ทันที สิ่งนี้ช่วยเปิดโอกาสให้แบรนด์หรือองค์กรสามารถสร้างเครือข่ายและขยายอิทธิพลได้ในวงกว้างมากขึ้น
นอกจากการเข้าถึงที่กว้างขึ้น Hybrid Event ยังช่วยให้ผู้จัดงานเก็บข้อมูลจากผู้เข้าร่วมได้ละเอียดและครบถ้วน ระบบการเข้าร่วมออนไลน์สามารถติดตามได้ว่าผู้เข้าร่วมเปิดดูเซสชันใด ใช้เวลานานแค่ไหน มีการโต้ตอบผ่านการโหวตหรือแชทอย่างไร ข้อมูลเหล่านี้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการวิเคราะห์พฤติกรรมและความสนใจของกลุ่มเป้าหมาย เพื่อนำไปปรับปรุงการจัดงานครั้งต่อไปให้ตรงใจมากขึ้น หรือใช้ต่อยอดเป็นแผนการตลาดเฉพาะบุคคล (Personalized Marketing) ซึ่งเป็นสิ่งที่งานออฟไลน์เพียงอย่างเดียวไม่สามารถทำได้ละเอียดเท่านี้
ในแง่ต้นทุนและผลตอบแทน หลายองค์กรอาจกังวลว่าการจัด Hybrid Event จะมีค่าใช้จ่ายสูงเพราะต้องลงทุนทั้งระบบออนไลน์และออฟไลน์พร้อมกัน แม้ในระยะเริ่มต้นอาจต้องลงทุนเพิ่ม แต่ในระยะยาว Hybrid Event สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านสถานที่ การเดินทาง และการจัดการหน้างานได้มาก อีกทั้งยังสามารถสร้างรายได้เพิ่มจากการขายสิทธิ์การเข้าชมย้อนหลัง หรือคอนเทนต์พิเศษสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมในวันงานได้ สิ่งนี้ทำให้งานไม่จำเป็นต้องสิ้นสุดเมื่อวันงานจบ แต่สามารถต่อยอดมูลค่าได้อย่างต่อเนื่อง
Hybrid Event ยังมอบความยืดหยุ่นที่สูงมากสำหรับผู้จัดงานและผู้เข้าร่วม หากเกิดสถานการณ์ไม่คาดคิด เช่น การเดินทางถูกจำกัดเพราะภัยธรรมชาติหรือข้อจำกัดด้านสุขภาพ งานก็ยังสามารถปรับเปลี่ยนไปเป็นรูปแบบออนไลน์เต็มรูปแบบได้ทันทีโดยไม่ต้องยกเลิก ช่วยลดความเสี่ยงในการสูญเสียโอกาสทางธุรกิจและงบประมาณที่ลงทุนไป
ในบริบทของประเทศไทย Hybrid Event มีความเหมาะสมอย่างยิ่งกับลักษณะการทำงานขององค์กรที่มีเครือข่ายกว้างและต้องติดต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากหลายภูมิภาค ไม่ว่าจะเป็นงานประชุมบริษัทข้ามชาติ งานสัมมนาภาครัฐ งานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ หรือแม้กระทั่งงานแสดงสินค้า MICE ขนาดใหญ่ การผสมผสานออนไลน์และออฟไลน์ไม่เพียงช่วยเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วม แต่ยังสร้างภาพลักษณ์องค์กรที่ทันสมัย ใส่ใจเทคโนโลยี และมีความพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต
ผู้จัดงานที่ต้องการนำ Hybrid Event มาใช้ให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด ควรใส่ใจทั้งด้านเทคโนโลยีและประสบการณ์ของผู้เข้าร่วม การเลือกแพลตฟอร์มที่เสถียร รองรับผู้เข้าร่วมจำนวนมาก และมีเครื่องมือสำหรับการโต้ตอบแบบเรียลไทม์เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กัน เช่น การมีห้องแชท การโหวตสด การแสดงผลคอมเมนต์บนหน้าจอ รวมถึงการบันทึกเนื้อหาไว้ให้ผู้ที่พลาดช่วงไฮไลต์สามารถกลับมาชมย้อนหลังได้ สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกมีส่วนร่วมและได้รับประสบการณ์ที่ครบถ้วนไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบใด
สุดท้าย Hybrid Event ไม่ควรถูกมองว่าเป็นเพียงทางออกชั่วคราวในช่วงวิกฤติ แต่ควรถูกวางแผนให้เป็นกลยุทธ์หลักขององค์กรในระยะยาว เพราะนอกจากจะช่วยเพิ่มการเข้าถึงผู้ชมและขยายโอกาสทางธุรกิจแล้ว ยังช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่ตอบโจทย์ยุคดิจิทัลและความยั่งยืนได้พร้อมกัน องค์กรที่สามารถปรับตัวและใช้ Hybrid Event อย่างชาญฉลาดในวันนี้ จะเป็นองค์กรที่ได้เปรียบอย่างชัดเจนในเวทีการแข่งขันของวันพรุ่งนี้