การจัดงานอีเวนต์ในยุคดิจิทัลมีความซับซ้อนกว่าสมัยก่อนมาก ไม่ว่าจะเป็นการจัดการผู้เข้าร่วม การตอบคำถาม การแจ้งข้อมูล การเก็บฟีดแบ็ก หรือแม้กระทั่งการติดตามหลังงาน ทุกขั้นตอนต้องการความแม่นยำ รวดเร็ว และประหยัดทรัพยากร ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถทำได้ด้วย Chatbot และระบบ Automation ที่ถูกออกแบบมาสำหรับงานอีเวนต์โดยเฉพาะ หลายองค์กรในไทยเริ่มเห็นว่าการใช้คนเพื่อตอบคำถามหรือทำงานซ้ำ ๆ ไม่ใช่วิธีที่คุ้มค่าอีกต่อไป โดยเฉพาะเมื่อมีผู้เข้าร่วมจำนวนมากหรือมีคำถามคล้าย ๆ กันเข้ามาซ้ำ ๆ ในทุกงาน Chatbot สามารถตอบสนองได้ตลอด 24 ชั่วโมง และมีความสามารถในการประมวลผลภาษาธรรมชาติ ทำให้การโต้ตอบใกล้เคียงกับการคุยกับคนจริงมากขึ้น การนำ Automation มาช่วยในกระบวนการต่าง ๆ เช่น การส่งข้อความยืนยันการลงทะเบียน การแจ้งเตือนเวลางานเริ่ม การส่งตั๋วอิเล็กทรอนิกส์ หรือแม้กระทั่งการส่งแบบสอบถามหลังงาน ช่วยให้ทีมงานสามารถโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น
ในตลาดไทย Chatbot ที่เชื่อมต่อกับ LINE OA ได้รับความนิยมอย่างมากเพราะผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่คุ้นเคยกับแพลตฟอร์มนี้ องค์กรสามารถสร้างเมนูตอบอัตโนมัติ แจ้งตารางกิจกรรม หรือให้ผู้เข้าร่วมค้นหาข้อมูลได้เองทันที ข้อดีคือประสบการณ์การใช้งานไม่สะดุดและไม่ต้องให้ผู้เข้าร่วมติดตั้งแอปใหม่ การใช้ Automation ยังช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างต่อเนื่อง เช่น การส่งอีเมลหรือข้อความเตือนก่อนงานหนึ่งวัน และการส่งลิงก์เนื้อหาสำคัญหลังงานเพื่อให้ผู้เข้าร่วมกลับมามีส่วนร่วมอีกครั้ง
สิ่งที่ผู้จัดงานควรระวังคือ Chatbot และ Automation ต้องถูกออกแบบให้ตอบโจทย์ประสบการณ์ของผู้ใช้งาน ไม่ใช่เพียงทำให้ระบบดูทันสมัยแต่กลับใช้งานยาก การลงทุนในระบบที่มีฟีเจอร์พอเหมาะกับขนาดและประเภทของงาน รวมถึงการทดสอบระบบก่อนใช้งานจริง จะช่วยให้ Chatbot และ Automation กลายเป็นผู้ช่วยที่แท้จริง และเป็นหนึ่งในเหตุผลที่ทำให้ผู้เข้าร่วมอยากกลับมาในงานครั้งต่อไป